如何寫(xiě)出高質(zhì)量的商務(wù)英語(yǔ)郵件?越來(lái)越多的辦公室人員離不開(kāi)了商務(wù)郵件，每天要閱讀大量的郵件，也要寫(xiě)很多郵件。對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，讀比寫(xiě)要輕松很多。那么，如何輕松寫(xiě)出一封高質(zhì)量的商務(wù)英語(yǔ)郵件呢?快來(lái)文章找方法吧!

郵件主題

寫(xiě)郵件一定要有主題。每個(gè)人每天都要接觸大量的郵件，一封有主題的郵件，并且主題簡(jiǎn)單明確，才能吸引他的注意。主題要做標(biāo)題黨，抓住別人眼球。收信人第一眼看到的就是標(biāo)題，所以寫(xiě)好郵件的標(biāo)題，是至關(guān)重要的。主題詞一定要寫(xiě)清楚，一定不要使用無(wú)意義啰嗦的詞。比如這封郵件是通知會(huì)議時(shí)間，還是請(qǐng)求他人解決問(wèn)題。有意義的郵件標(biāo)題控制在6-8個(gè)詞，讓人有打開(kāi)的欲望。

稱呼

普通工作郵件，直接稱呼名字，hi ...。公司內(nèi)部郵件中，電郵溝通，一般不需要稱謂。

和陌生人介紹 My name is...，不要用this is...。第一次跟對(duì)方聯(lián)系，要正式一點(diǎn)。

言簡(jiǎn)意賅

整個(gè)郵件就是這幾部分：

問(wèn)候

出了啥事

問(wèn)題分析

希望對(duì)方怎么做

結(jié)尾

整個(gè)郵件寫(xiě)作中，言簡(jiǎn)意賅是原則。郵件的要領(lǐng)是突出重點(diǎn)，短小精悍，同時(shí)禮貌得體。

商務(wù)郵件更像短信，告知對(duì)方你的進(jìn)度。它有及時(shí)性，簡(jiǎn)潔性等特點(diǎn)。簡(jiǎn)單的句型和清晰的組織來(lái)使你的東西更易讀。

郵件中，不要用長(zhǎng)句或復(fù)雜句型，主體不要超過(guò)三段，一般來(lái)說(shuō)不要超過(guò)半個(gè)屏幕。

行文重要的是邏輯性，不需要太多形式上的東西，表達(dá)清楚觀點(diǎn)就行，注意事情的前因后果。寫(xiě)你為什么這么做，這樣別人才能給你正確的解決方案，才能達(dá)到郵件溝通的目的。

用詞禁忌

盡量不用want。在我們看來(lái)want是一個(gè)很普通的詞匯，但在郵件中一定不要用，因?yàn)樗幸环N任性的口吻。少用問(wèn)號(hào)，少用I/we/you。一定不要使用任何單詞的簡(jiǎn)寫(xiě)，縮略詞并不會(huì)讓你的郵件高大上。一定不要用wanna gonna這些低俗的詞匯。

當(dāng)郵件中多次表達(dá)同一個(gè)意思時(shí)，要注意用詞的替換。比如very--extremely;more and more--increasingly;before--prior to。

郵件中多使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，會(huì)顯得更專業(yè)。

商務(wù)郵件不要用表情符號(hào)，也不要用感嘆號(hào)。

多用please， can you，do you mind這些詞，讓人感到被尊重，而不是命令式的口吻。

回復(fù)郵件多用get back 比reply常用，I will get back to you tomorrow

開(kāi)頭

簡(jiǎn)潔明了，單刀直入。

美國(guó)人寫(xiě)郵件，哪怕是和熟悉的人，回郵件第一句話，都要先感謝對(duì)方thanks for getting back to me。開(kāi)頭中可以增加你和對(duì)方的交集，說(shuō)說(shuō)一起做過(guò)的事情。

如果是郵件回復(fù)得晚了，要先道歉sorry for the late reply;Sorry I haven’t got back to you sooner.

結(jié)尾

結(jié)尾兩件事，感謝對(duì)方愿意讀完你的郵件以及可能對(duì)你作出的幫助，二是再次提醒對(duì)方你需要他做的事情。如果結(jié)尾不知道說(shuō)什么，那就是thank you very much就可以了。

如果目的不止一個(gè)，每件事都要單獨(dú)分段，回車空行在郵件中很好用。

郵件結(jié)束要注意校對(duì)檢查語(yǔ)法拼寫(xiě)短語(yǔ)等錯(cuò)誤，不要太冗長(zhǎng)，不必要的句子刪掉。

想要寫(xiě)好商務(wù)郵件，本文的這些知識(shí)要記住，也可以多觀察native speaker 的郵件，師夷長(zhǎng)技。

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